SIA SEBAGAI PELAKSANAN TUGAS PENGOLAHAN DATA DI PERUSAHAAN

Sistem Pengolahan Data
System pengolahan data adalah sistem yang melakukan tugas pengolahan data walaupun pada awalnya sistem pengolahan data dipandang sama dengan sistem akuntansi / dikenal dengan pengolahan data elektronik (EDP ) karena komp[uter diterapkan hnya untuk tugas akntansi tapi sekarang pengolahan data dapat melibatkan aktivitas non-akuntansi, seperti penggunaan daftar pengiriman dalam bentuk surat, pembuatan table, dan sebagainya.

Jenis Sistem Pengolahan Data

Sistem Manual
Terdiri dari orang, pulpen, pensil, dan buku besar ( ledger ) untuk pembukuan entry yang menggambarkan record dari operasi perusahaan.
Mesin Keydriven
Terdiri dari cash register, mesin ketik, dan kalkulator meja, yang dapat mempercepat pembukuan aktivitas perusahan ke buku besar dan lebih akurat.
Mesin Punched Card
Terdiri dari punched card ( kartu berlubang) dan mesin punched card untuk melakukan pemeliharaan dan pengolahan file yang penting. Lubang pada kartu menggambarkan status perusahaan.
Computer, mayoritas organisasi gunakan computer untuk pengolahan data mereka.

Tujuan Pengolahan Data
Tujuan pengolahan data adalh untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up-to-date.

Tugas Pengolahan Data
Pengumpulan data, yamng menggambarkan tiap tindakan internal perusahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya. Transaksi jika tindakan memberikan barang dan jasa pada lingkungan dengan melibatkan elemen lingkungannya.

Pengubahan data, menjadi bentuk yang dapat digunakan meliputi :
-Pengklasifiksian, elemen data dimasukan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record. Kode adalah satu karkter atau lebih yang digunkan untuk tujuan pengidentifikasian.
-Contoh record penggajian, diberi kode no. karyawan, no.bagian dan kelas gaji.
-Penyortiran, record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain.
-Pengkalkulasian, operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan.
-Perekapitulasian, ringkasan dat dalam bentuk total dan subtotal.

Penyimpanan data, sampai ia diperlukan. Tiap transaksi dijelaskan dengan beberapa elemen data, contoh record penjualanmengidentifikasikan siapa yang melkukan pembelian (nomor pelanggan), berapa banyak yang dibeli (kuantitas), kapan (tanggal penjualan). Data dapat disimpan dalam bebagai media magnetis, seperti tape dan disk, dan file seperti itu biasa disebut database.

Pembuatan dokumen, sistem pengolahan data menghasilkan output yang akan digunakan oleh perorangan atau kelompok baik didalam mupun diluar perusahaan.
Output diadakan dengan dua cara :
- Dengan suatu tindakan, output dihasilkan ketika suatu terjadi.
Co : tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan dipenuhi.
- Dengan penjadualan waktu, output dihsilkan pada wktu tertentu.
Co : cek gaji yang disiapkan tiap minggu.

Sifat Pengolahan Data

Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan area apliksi yang lain.
Pengolahan data menjalankan tugas yang penting
Pengolahan data adalah aktivitas yang diperlukan.
Mengikuti prosedur standar secara relative
Peraturn dan latihan yang diterima menguraikan atau menerangkan cara pengolahan data yang akan dilakukan.
Menghimpun data yang detail atau lengkap.
Karena record pengolahan data menggambarkan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan jadi alat untuk merekontruksi kembali tindakan/transaksi tersebut secara urut jika record diperlukan. Kronologi itu disebut dengan audit trail.
Mempunyai fokus historis yang paling utama.
Memberikan informasi pemecahn masalah minimal.

Dokumentasi Sistem
Untuk menggambarkan sistem digunakan diagram arus data ( DFD ). Tujuan DFD adalah untuk mendokumentasi logika system, dan logika tersebut dapat dijalankan oleh segala jenis system, yaitu manual, keydriven atau computer. Keuntungan dari penekanan logika ini adalah jika teknologi yang digunakan berubah, kita tak perlu mengubah DFD.


 Peranan Pemrosesan Data Dalam Pemecahan Masalah
Pengolahan data memberikan sumbangan terhadap pemecahan masalah dengan dua cara. Ia menghasilkan laporan standar yang merekapitulasi kondisi keuangan perusahaan, dan ia memberikan database dari data internal yang digunakanoleh subsistem CBIS yang lain.
Pengolahan data merupakan pondasi atau dasar untuk pembuatan system pemecahan masalahyang lain, khususnya MIS dan DSS. Langkah pertama dalam memberikan dukungan computer bagi manajer untuk memecahkan masalah adalah dengan mengimplementasikan system pengolahan data dengan suara.